...

Общее описание процесса планирования графика отпусков в HRlink

Описание процесса работы с отпусками на портале - https://wiki.hr-link.ru/bin/view/Main/Protsessy-v-HRlink/Anons%3A-Soglasovat%D1%8C-grafik-otpuskov-/ 

сменить шаги местами, обновить описание про разрешение планирования - почему шаг 7?, нет упоминания про календари, про совместителей (планирование и согласование), про выгрузку актуальных отпусков из 1С в  линк

Общее описание процесса планирования графика отпусков в HRlink

• Подготовка к планированию отпусков в HRlink
  • для планирования отпусков необходимы доступные дни для планирования.  - см. ШАГ 1. Загрузить доступные дни для планирования на год
    • на текущий момент планирование возможно только по основному и дополнительному отпуску. Планировать отпуска по типам доп. отпуска невозможно.   справочник типов отпусков пока не используется.
    • возможно установить обязательное количество дней, которое необходимо спланировать сотрудникам. В таком случае сотрудникам необязательно распределять все доступные дни для планирования, но потребуется спланировать обязательное количество дней.  Настройка осуществляется
  Подготовка к планированию отпусков в HRlink
  • для использования функционала планирования отпусков необходимо включить его на тенанте
    • через Службу заботы о клиентах (
    линк или контакты -
    • Телеграм: @podderzhkavsego_bot 
      Почта: help@hr-link.ru)
    
    •  
    для планирования отпусков необходимы доступные дни для планирования. 
  • если для сотрудников применимы региональные календари, то их необходимо предварительно загрузить - см. ШАГ 1. Загрузить доступные дни для планирования на год
    • на текущий момент планирование возможно только по основному и дополнительному отпуску. Планировать отпуска по типам доп. отпуска невозможно.   справочник типов отпусков пока не используется.
    • возможно установить обязательное количество дней, которое необходимо спланировать сотрудникам. В таком случае сотрудникам необязательно распределять все доступные дни для планирования, но потребуется спланировать обязательное количество дней.  Настройка осуществляется через Службу заботы о клиентах (линк или контакты - Телеграм: @podderzhkavsego_bot 
      Почта: help@hr-link.ru)  
  • если для сотрудников применимы региональные календари, то их необходимо предварительно загрузить - см. ШАГ 1.1 Загрузить региональные календарей сотрудников
  • для предоставления возможности сотрудникам планировать отпуска на портале необходимо разрешить планирование  - см. ШАГ 2. Разрешить планирование отпусков на год
    • добавить особенности по этой сторе [US] HRL-8465 Ограничить возможность изменять прошедшие отпуска Сотрудником/Руководителем
• Планирование отпусков в HRlink
  • Сотрудники могут запланировать отпуска на будущий год с учетом всех правил   - см. ШАГ 3. Сотрудники планируют отпуска в HRlink
    • необходимо распланировать все доступные дни, которые были выгружены на ШАГе 1.
      • если несколько сотрудников, то ...
      • 14 дней...
    • планирование осуществляется с учетом производственного календаря сотрудника. 
    • планирование осуществляется по пользователю, т.е. по физ.лицу. Если пользователь имеет несколько сотрудников, то все сотрудники будут иметь одинаковые периоды отпуска.
  • Руководители могут планировать отпуска за сотрудников и согласовывать отпуска, при необходимости  - см. ШАГ 4. Руководители согласуют отпуска в HRlink
    • согласование отпусков также осуществляется по физ.лицу. Если пользователь имеет несколько сотрудников, то отпуск будет согласован по всем местам работы пользователя.
• Завершение планирования отпусков
  • для того, чтобы сотрудники и руководители не могли вносить изменения в график отпусков, Администратору необходимо завершить планирование  - см. ШАГ 5. Завершить планирование отпусков на год
  • при этом, Кадровику доступны изменения и согласование отпусков в любом периоде, независимо от разрешения планирования.
  • для получения всех спланированных отпусков необходимо выгрузить их с портала  - см. ШАГ 6. Выгрузить спланированные отпуска из HRlink 
• Работа с отпусками в течении года
  • спланированные отпуска всегда доступны для просмотра на портале
  • Сотрудники могут оформлять перенос отпуска через Заявление в HRlink - подробнее в инструкции Сотрудник подает Заявление
  • при необходимости, возможно загрузить изменения отпусков из внешней системы в HRlink - см. ШАГ 7. Загрузить обновленные периоды запланированных отпусков в HRlink

Шаги процесса

ШАГ 1. Загрузить доступные дни для планирования на год

Создать задачу массовой синхронизации данных

• • 1 Загрузить региональные календарей сотрудников
  • для предоставления возможности сотрудникам планировать отпуска на портале необходимо разрешить планирование  - см. ШАГ 2. Разрешить планирование отпусков на год
• Планирование отпусков в HRlink
  • Сотрудники могут запланировать отпуска на будущий год с учетом всех правил - см. ШАГ 3. Сотрудники планируют отпуска в HRlink
    • планирование осуществляется с учетом производственного календаря сотрудника. 
    • планирование осуществляется по пользователю, т.е. по физ.лицу. Если пользователь имеет несколько сотрудников, то все сотрудники будут иметь одинаковые периоды отпуска.
  • Руководители могут планировать отпуска за сотрудников и согласовывать отпуска, при необходимости  - см. ШАГ 4. Руководители согласуют отпуска в HRlink
    • согласование отпусков также осуществляется по физ.лицу. Если пользователь имеет несколько сотрудников, то отпуск будет согласован по всем местам работы пользователя.
• Завершение планирования отпусков
  • для того, чтобы сотрудники и руководители не могли вносить изменения в график отпусков, Администратору необходимо завершить планирование  - см. ШАГ 5. Завершить планирование отпусков на год
  • при этом, Кадровику доступны изменения и согласование отпусков в любом периоде, независимо от разрешения планирования.
  • для получения всех спланированных отпусков необходимо выгрузить их с портала  - см. ШАГ 6. Выгрузить спланированные отпуска из HRlink 
• Работа с отпусками в течении года
  • спланированные отпуска всегда доступны для просмотра на портале
  • Сотрудники могут оформлять перенос отпуска через Заявление в HRlink - подробнее в инструкции Сотрудник подает Заявление
  • при необходимости, возможно загрузить изменения отпусков из внешней системы в HRlink - см. ШАГ 7. Загрузить обновленные периоды запланированных отпусков в HRlink

Шаги процесса

ШАГ 1. Загрузить доступные дни для планирования на год

Создать задачу массовой синхронизации данных

Дополнительная информация

• Загрузить дни для планирования может пользователь с правом BULK_DATA_SYNC_TASKS_CREATE на уровне пользователя клиента или на уровне активного сотрудника.
  • это право по умолчанию есть у Администратора и Кадровика
• Информация о доступных днях для планирования необходима для возможности планирования отпусков в HRlink.

Описание переменных

Дополнительная информация

• Загрузить дни для планирования может как Администратор, так и Кадровик
  • Пользователь должен иметь право BULK_DATA_SYNC_TASKS_CREATE на уровне пользователя клиента или на уровне активного сотрудника.
• Информация о доступных днях для планирования необходима для возможности планирования отпусков в HRlink.

Описание переменных

...

tenantHost

...

да

...

clientId

...

Внешний идентификатор сотрудника.

• Доступные для планирования дни можно загрузить всем сотрудникам пользователя. Но при планировании будут использованы дни по основному месту работу.
• Если основное место работы не задано, то будут использовано наибольшее число доступных дней для планирования. 
• Как задать основное место работы?

...

Массив с данными для планирования. 

• В массиве можно передать значения для нескольких лет. 
• В системе будут обновлены только дни указанного года.

...

Количество дней основного отпуска, доступных для планирования.

• Если данные не будут переданы, то они будут записаны как null.

...

Количество дней дополнительного отпуска, доступных для планирования.

• Если данные не будут переданы, то они будут записаны как null.

...

curl --location 'https://{{tenantHost}}/api/v1/clients/{{clientId}}/bulkDataSyncTasks' \
--header 'Impersonated-User-Id: {{clientUserExternalId}}' \
--header 'Impersonated-User-Id-Type: EXTERNAL_ID' \
--data '{
    "type": "EMPLOYEE_VACATIONS_PLANNING",
    "data": [
       {

curl --location 'https://{{tenantHost}}/api/v1/clients/{{clientId}}/bulkDataSyncTasks' \
--header 'Impersonated-User-Id: {{clientUserExternalId}}' \
--header 'Impersonated-User-Id-Type: EXTERNAL_ID' \
--data '{
    "type": "EMPLOYEE_VACATIONS_PLANNING",
    "data": [
       {
           "externalId": "{{Внешний ИД сотрудника}}",
           "legalEntityExternalId": "{{Внешний ИД юрлица}}",
           "availableVacationsPlanning": [
              {
               "planningYear": 2026,
               "basicVacationDayCount": 28,
               "additionalVacationDayCountexternalId": 3"{{Внешний ИД сотрудника}}",
           "legalEntityExternalId": "{{Внешний ИД юрлица}}",
           ]
    "availableVacationsPlanning": [
   }
    ]
}'

{
    "result": true,
    "bulkDataSyncTask": {
               "idplanningYear": "{{ИД задачи массовой синхронизации данных}}"
    }
}

ШАГ 1.1 Загрузить региональные календари сотрудников

Опциональный шаг.

Если региональные календари были загружены ранее и регулярно обновляются у сотрудников, то этот шаг можно пропустить.

Подробнее про создание календарей и присвоение их сотрудникам описано на странице - Производственные (региональные) календари

ШАГ 2. Разрешить планирование отпусков на год

Установить состояние возможности планирования отпусков

...

PUT https://{host}/api/v1/clients/{clientId}/vacations/setPlanningState

...

Дополнительная информация

• Разрешить планирование может только Администратор.
  • Пользователь должен иметь право VACATIONS_CHANGE_PLANNING_STATE на уровне пользователя клиента или на уровне активного сотрудника.

Описание переменных

...

tenantHost

...

да

...

clientId

...

Состояние планирования отпусков в системе HRlink.

Может принимать два состояния:

• ENABLED - Планирование разрешено.
  
• DISABLED - Планирование запрещено.

...

Год, на который устанавливается настройка планирования.

• Допустимо указывать значение только текущего или следующего года.
• Если год не задан, то по умолчанию, настройка устанавливается на текущий год. 

...

 2026,
               "basicVacationDayCount": 28,
               "additionalVacationDayCount": 3
              }
           ]
       }
    ]
}'

{
    "result": true,
    "bulkDataSyncTask": {
        "id": "{{ИД задачи массовой синхронизации данных}}"
    }
}

ШАГ 1.1 Загрузить региональные календари сотрудников

Опциональный шаг.

Если региональные календари были загружены ранее и регулярно обновляются у сотрудников, то этот шаг можно пропустить.

Подробнее про создание календарей и присвоение их сотрудникам описано на странице - Производственные (региональные) календари

ШАГ 2. Разрешить планирование отпусков на год

Установить состояние возможности планирования отпусков

Дополнительная информация

• Разрешить планирование может пользователь с правом VACATIONS_CHANGE_PLANNING_STATE на уровне пользователя клиента или на уровне активного сотрудника.
  • это право по умолчанию есть только у Администратора

Описание переменных

curl --request PUT \
--url 'https://{{tenantHost}}/api/v1/clients/{clientId}/vacations/setPlanningState?planningState=ENABLED&planningYear=2026' \
--header 'Impersonated-User-Id: {{clientUserExternalId}}' \
--header 'Impersonated-User-Id-Type: EXTERNAL_ID' \
--header 'master-api-token: master_token_value

{
    "result": true
}

ШАГ 3. Сотрудники планируют отпуска в HRlink

Шаг выполняется на портале HRlink. 

Инструкция по заполнению графика отпусков Сотрудником.

ШАГ 4. Руководители согласуют отпуска в HRlink

Шаг выполняется на портале HRlink. 

Инструкция по согласованию графика отпусков Руководителем.

curl --request PUT \
--url 'https://{{tenantHost}}/api/v1/clients/{clientId}/vacations/setPlanningState?planningState=ENABLED&planningYear=2026' \
--header 'Impersonated-User-Id: {{clientUserExternalId}}' \
--header 'Impersonated-User-Id-Type: EXTERNAL_ID' \
--header 'master-api-token: master_token_value

{
    "result": true
}

ШАГ 3. Сотрудники планируют отпуска в HRlink

Шаг выполняется на портале HRlink. 

Создать или обновить отпуска пользователя клиента

...

PUT https://{host}/api/v1/clients/{clientId}/users/{clientUserId}/vacations

...

Дополнительная информация:

  описать правила   

ШАГ 4. Руководители согласуют отпуска в HRlink

Шаг выполняется на портале HRlink. 

Установить состояние утверждения отпуска

...

PUT https://{host}/api/v1/clients/{clientId}/vacations/{vacationId}/setApprovingState

...

Дополнительная информация:

  описать правила планирования  

ШАГ 5. Завершить планирование отпусков на год

...

• Опциональный шаг.
  • Если необходимо в текущем году запретить Сотрудникам и Руководителям изменять отпуска, то требуется выполнить этот шаг.
  • После наступления нового календарного года изменение отпусков будет автоматически недоступно для Сотрудника и Руководителя.
• Завершить планирование может только Администратор.Пользователь должен иметь право пользователь с правом VACATIONS_CHANGE_PLANNING_STATE на уровне пользователя клиента или на уровне активного сотрудника.
  • это право по умолчанию есть только у Администратора

Описание переменных

...

Дополнительная информация

• Получить спланированные периоды отпусков может пользователь с правом Получить спланированные периоды отпусков может как Администратор,  так и Кадровик.Пользователь должен иметь право EMPLOYEE_PLANNED_VACATIONS на уровне пользователя клиента или на уровне активного сотрудника.
  • это право по умолчанию есть у Администратора и Кадровика.

Описание переменных

...

• Отпуска загружаются по физ.лицам, т.е. по пользователям HRlink. Все сотрудники пользователя будут иметь одинаковые периоды отпуска.
• Загрузить запланированные отпуска может как Администратор, так и Кадровик.Пользователь должен иметь право пользователь с правами BULK_DATA_SYNC_TASKS_CREATE и право и VACATIONS_CREATE_AND_UPDATE  UPDATE на уровне пользователя клиента или на уровне активного сотрудника.
  • эти права по умолчанию есть у Администратора и Кадровика.
• Загрузить запланированные отпуска возможно на любой год, вне зависимости от настройки разрешения планирования отпусков и наличия доступных дней отпуска у сотрудника.
• В одной задаче массовой синхронизации возможно загрузить отпуска не более 500 пользователей.

...

...

{
    "result": true,
    "bulkDataSyncTask": {
        "id": "{{ИД задачи массовой синхронизации данных}}"
    }
}

Вопросы-ответы

...

 задачи массовой синхронизации данных}}"
    }
}

...