Схема процесса планирования отпусков в HRlink

Описание процесса работы с отпусками на портале - https://wiki.hr-link.ru/bin/view/Main/Protsessy-v-HRlink/Anons%3A-Soglasovat%D1%8C-grafik-otpuskov-/ 

сменить шаги местами, обновить описание про разрешение планирования - почему шаг 7?, нет упоминания про календари, про совместителей (планирование и согласование), про выгрузку актуальных отпусков из 1С в  линк

Общее описание процесса планирования графика отпусков в HRlink

• Подготовка к планированию отпусков в HRlink
  • для использования функционала планирования отпусков необходимо включить его на тенанте через Службу заботы о клиентах (линк или контакты - Телеграм: @podderzhkavsego_bot 
    Почта: help@hr-link.ru)  
  • для планирования отпусков необходимы доступные дни для планирования.  - см. ШАГ 1. Загрузить доступные дни для планирования на год
    • на текущий момент планирование возможно только по основному и дополнительному отпуску. Планировать отпуска по типам доп. отпуска невозможно.   справочник типов отпусков пока не используется.
    • возможно установить обязательное количество дней, которое необходимо спланировать сотрудникам. В таком случае сотрудникам необязательно распределять все доступные дни для планирования, но потребуется спланировать обязательное количество дней.  Настройка осуществляется через Службу заботы о клиентах (линк или контакты - Телеграм: @podderzhkavsego_bot 
      Почта: help@hr-link.ru)  
  • если для сотрудников применимы региональные календари, то их необходимо предварительно загрузить - см. ШАГ 1.1 Загрузить региональные календарей сотрудников
  • для предоставления возможности сотрудникам планировать отпуска на портале необходимо разрешить планирование  - см. ШАГ 2. Разрешить планирование отпусков на год
    • добавить особенности по этой сторе [US] HRL-8465 Ограничить возможность изменять прошедшие отпуска Сотрудником/Руководителем
• Планирование отпусков в HRlink
  • Сотрудники могут запланировать отпуска на будущий год с учетом всех правил   - см. ШАГ 3. Сотрудники планируют отпуска в HRlink
    • необходимо распланировать все доступные дни, которые были выгружены на ШАГе 1.
      • если несколько сотрудников, то ...
      • 14 дней...
    • планирование осуществляется с учетом производственного календаря сотрудника. 
    • планирование осуществляется по пользователю, т.е. по физ.лицу. Если пользователь имеет несколько сотрудников, то все сотрудники будут иметь одинаковые периоды отпуска.
  • Руководители могут планировать отпуска за сотрудников и согласовывать отпуска, при необходимости  - см. ШАГ 4. Руководители согласуют отпуска в HRlink
    • согласование отпусков также осуществляется по физ.лицу. Если пользователь имеет несколько сотрудников, то отпуск будет согласован по всем местам работы пользователя.
• Завершение планирования отпусков
  • для того, чтобы сотрудники и руководители не могли вносить изменения в график отпусков, Администратору необходимо завершить планирование  - см. ШАГ 5. Завершить планирование отпусков на год
  • при этом, Кадровику доступны изменения и согласование отпусков в любом периоде, независимо от разрешения планирования.
  • для получения всех спланированных отпусков необходимо выгрузить их с портала  - см. ШАГ 6. Выгрузить спланированные отпуска из HRlink 
• Работа с отпусками в течении года
  • спланированные отпуска всегда доступны для просмотра на портале
  • Сотрудники могут оформлять перенос отпуска через Заявление в HRlink - подробнее в инструкции Сотрудник подает Заявление
  • при необходимости, возможно загрузить изменения отпусков из внешней системы в HRlink - см. ШАГ 7. Загрузить обновленные периоды запланированных отпусков в HRlink

Шаги процесса

ШАГ 1. Загрузить доступные дни для планирования на год

Создать задачу массовой синхронизации данных

Дополнительная информация

• Загрузить дни для планирования может как Администратор, так и Кадровик
  • Пользователь должен иметь право BULK_DATA_SYNC_TASKS_CREATE на уровне пользователя клиента или на уровне активного сотрудника.
• Информация о доступных днях для планирования необходима для возможности планирования отпусков в HRlink.

Описание переменных

curl --location 'https://{{tenantHost}}/api/v1/clients/{{clientId}}/bulkDataSyncTasks' \
--header 'Impersonated-User-Id: {{clientUserExternalId}}' \
--header 'Impersonated-User-Id-Type: EXTERNAL_ID' \
--data '{
    "type": "EMPLOYEE_VACATIONS_PLANNING",
    "data": [
       {
           "externalId": "{{Внешний ИД сотрудника}}",
           "legalEntityExternalId": "{{Внешний ИД юрлица}}",
           "availableVacationsPlanning": [
              {
               "planningYear": 2026,
               "basicVacationDayCount": 28,
               "additionalVacationDayCount": 3
              }
           ]
       }
    ]
}'

{
    "result": true,
    "bulkDataSyncTask": {
        "id": "{{ИД задачи массовой синхронизации данных}}"
    }
}

ШАГ 1.1 Загрузить региональные календари сотрудников

Опциональный шаг.

Если региональные календари были загружены ранее и регулярно обновляются у сотрудников, то этот шаг можно пропустить.

Подробнее про создание календарей и присвоение их сотрудникам описано на странице - Производственные (региональные) календари

ШАГ 2. Разрешить планирование отпусков на год

Установить состояние возможности планирования отпусков

Дополнительная информация

• Разрешить планирование может только Администратор.
  • Пользователь должен иметь право VACATIONS_CHANGE_PLANNING_STATE на уровне пользователя клиента или на уровне активного сотрудника.

Описание переменных

curl --request PUT \
--url 'https://{{tenantHost}}/api/v1/clients/{clientId}/vacations/setPlanningState?planningState=ENABLED&planningYear=2026' \
--header 'Impersonated-User-Id: {{clientUserExternalId}}' \
--header 'Impersonated-User-Id-Type: EXTERNAL_ID' \
--header 'master-api-token: master_token_value

{
    "result": true
}

ШАГ 3. Сотрудники планируют отпуска в HRlink

Шаг выполняется на портале HRlink. 

Создать или обновить отпуска пользователя клиента

Дополнительная информация:

  описать правила   

ШАГ 4. Руководители согласуют отпуска в HRlink

Шаг выполняется на портале HRlink. 

Установить состояние утверждения отпуска

Дополнительная информация:

  описать правила планирования  

ШАГ 5. Завершить планирование отпусков на год

Установить состояние возможности планирования отпусков

Дополнительная информация

• Опциональный шаг.
  • Если необходимо в текущем году запретить Сотрудникам и Руководителям изменять отпуска, то требуется выполнить этот шаг.
  • После наступления нового календарного года изменение отпусков будет автоматически недоступно для Сотрудника и Руководителя.
• Завершить планирование может только Администратор.
  • Пользователь должен иметь право VACATIONS_CHANGE_PLANNING_STATE на уровне пользователя клиента или на уровне активного сотрудника.

Описание переменных

curl --request PUT \
--url 'https://{{tenantHost}}/api/v1/clients/{clientId}/vacations/setPlanningState?planningState=DISABLED&planningYear=2026' \
--header 'Impersonated-User-Id: {{clientUserExternalId}}' \
--header 'Impersonated-User-Id-Type: EXTERNAL_ID' \
--header 'master-api-token: master_token_value

{
    "result": true
}

ШАГ 6. Выгрузить спланированные отпуска из HRlink 

Получить данные о запланированных отпусках сотрудников

Дополнительная информация

• Получить спланированные периоды отпусков может как Администратор,  так и Кадровик.
  • Пользователь должен иметь право EMPLOYEE_PLANNED_VACATIONS на уровне пользователя клиента или на уровне активного сотрудника.

Описание переменных

curl --request POST \
--url 'https://{{tenantHost}}/api/v1/clients/{clientId}/employees/getPlannedVacationPeriod' \
--header 'Impersonated-User-Id: {{clientUserExternalId}}' \
--header 'Impersonated-User-Id-Type: EXTERNAL_ID' \
--header 'master-api-token: master_token_value \
--data '{
  "vacations": {
    "startDateFrom": "2026-01-01",
    "startDateTo": "2026-12-01",
    "status": "ALL"
  },
  "employees": [
    {
      "externalId": "{{Внешний ИД сотрудника}}"
    }
  ],
  "department": [
    {
      "externalId": "{{Внешний ИД отдела}}"
    }
  ],
  "legalEntity": [
    {
      "externalId": "{{Внешний ИД юрлица}}"
    }
  ],
  "limit": null,
  "offset": null,
  "withoutDismissedEmployees": true
}'

{
  "result": true,
  "employeePlannedVacationPeriods": [
    {
      "id": "{{Внутренний ИД сотрудника}}",
      "externalId": "{{Внешний ИД сотрудника}}",
      "periods": [
        {
          "vacationType": "Основной",
          "vacationStatus": "Ожидает согласования",
          "dateFrom": "2026-09-15",
          "dateTo": "2026-09-28"
        },
        {
          "vacationType": "Дополнительный",
          "vacationStatus": "Согласовано",
          "dateFrom": "2026-10-01",
          "dateTo": "2026-10-03"
        } 
      ]
    }
  ]
}

ШАГ 7. Загрузить обновленные периоды запланированных отпусков в HRlink

Создать задачу массовой синхронизации данных

Дополнительная информация

• Отпуска загружаются по физ.лицам, т.е. по пользователям HRlink. Все сотрудники пользователя будут иметь одинаковые периоды отпуска.
• Загрузить запланированные отпуска может как Администратор, так и Кадровик.
  • Пользователь должен иметь право BULK_DATA_SYNC_TASKS_CREATE и право VACATIONS_CREATE_AND_UPDATE  на уровне пользователя клиента или на уровне активного сотрудника.
• Загрузить запланированные отпуска возможно на любой год, вне зависимости от настройки разрешения планирования отпусков и наличия доступных дней отпуска у сотрудника.
• В одной задаче массовой синхронизации возможно загрузить отпуска не более 500 пользователей.

Описание переменных

curl --request POST \
--url 'https://{{tenantHost}}/api/v1/clients/{{clientId}}/bulkDataSyncTasks' \
--header 'Impersonated-User-Id: {{clientUserExternalId}}' \
--header 'Impersonated-User-Id-Type: EXTERNAL_ID' \
--header 'master-api-token: master_token_value \
--data '{
    "type": "CLIENT_USER_VACATIONS",
    "data": [
       {
           "externalId": "{{Внешний ИД сотрудника}}",
           "year": 2025,
            "withApproval": true,
            "vacationPeriods": [
             {
              "startDate": "2025-07-01",
               "endDate": "2025-07-15",
               "type": "MAIN"
             },
             {
               "startDate": "2025-10-22",
               "endDate": "2025-10-23",
               "type": "ADDITIONAL"
             }
            ]  
       }
    ]
}'

{
    "result": true,
    "bulkDataSyncTask": {
        "id": "{{ИД задачи массовой синхронизации данных}}"
    }
}

Вопросы-ответы

• Как задать основное место работы? 
  • признак основного места работы передается при создании или обновлении сотрудника. 
    • это возможно сделать через метод массовой синхронизации данных с типом type = CLIENT_USERS_V4 - V6 - https://docs.myhrlink.ru/public/openapi/hr-link/#tag/otherDataSync/operation/createBulkDataSyncTask
    • только один сотрудник может иметь признак основного места работы